As empresas de maior porte, que possuem sistemas de gestão integrados com abrangência fiscal e área fiscal interna, a solução tende a estar melhor encaminhada, pois as informações são de domínio da equipe interna. Entretanto, a maioria das empresas opera com sistemas não integrados e assessoria fiscal externa, geralmente em um escritório de contabilidade. E é nessa hora que surgem as divergências.

As softwares houses, geralmente, oferecem sistemas que controlam as operações de compra, venda, estoque e financeiro, mas não geram os arquivos em formato SPED. As contabilidades, por sua vez, em sua grande maioria possuem sistemas fiscais que geram os arquivos para o SPED, mas não possuem todas as informações necessárias ao SPED. E o pior, mesmo que assoftwares houses desenvolvam uma funcionalidade para gerar os arquivos em formato SPED, não conseguirão gerar o SPED de forma completa, pois há informações que são geradas no sistema fiscal da contabilidade. Ou seja, cria-se um impasse.

A empresa cobra o contador, que não tem obrigação nem todos os dados, mas possui um sistema fiscal que gera SPED. O contador cobra a software house, que tem o restante dos dados, mas não pode entregar as informações para o fisco, porque precisa do fechamento fiscal feito pelo contador.

Para resolver essa ciranda, é conveniente dividir as atividades de acordo com os conhecimentos de cada um e, o principal, trabalhar em equipe com todos “remando” na mesma direção. Em resumo, temos três envolvidos: empresa, software house e contador.

Empresa: é a responsável pela entrega do SPED e, caso algo saia errado, será a única prejudicada com multas e sanções fiscais. É conveniente que estabeleça os contatos entre asoftware house e o contador e acompanhe os resultados, intermediando o processo para evitar desgastes entre as equipes. Outro ponto importante que precisa ficar claro para o empresário é que o SPED é uma “nova” obrigação fiscal. É comum que as softwares houses ou os contadores cobrem por esse “novo” serviço, pois é uma tarefa que exigirá a adequação do sistema e o acompanhamento da legislação com suas respectivas atualizações.

Software house: geralmente é quem controla as operações de compra, venda, estoque e financeiro da empresa, por isso é detentora de inúmeros dados necessários ao SPED. É conveniente que exporte essas informações para o sistema fiscal da contabilidade e, atualmente, o caminho mais conveniente é fazer isso através do próprio leiaute do SPED. Mas atenção, esse SPED não precisa estar completo, nem ser validado pelo “Programa Validador da Escrituração Fiscal Digital”, uma vez que o seu destino não será a Receita Federal e sim, simplesmente, o sistema fiscal do escritório de contabilidade. Esse SPED conterá as informações que o sistema de gestão da software house já armazena.

Contador: de forma geral, é o responsável pela apuração dos impostos através dos recursos de seu sistema fiscal. Devido à grande quantidade de informações necessárias ao SPED, vem se tornando inviável a digitação dos dados fornecidos pelas empresas e é nesse momento que o contador precisa do apoio da software house. Praticamente todos os sistemas fiscais do mercado permitem a importação de dados. O problema é que cada um oferecia seu próprio leiaute de importação, dificultando a integração entre os sistemas de gestão das empresas e os sistemas fiscais dos contadores.

Com a obrigatoriedade do SPED ocorreu uma padronização no mercado e, hoje, a grande maioria dos sistemas fiscais importam informações através do leiaute SPED. Dessa forma, um bom caminho é que o contador importe as informações fiscais através desse padrão e, em seguida, faça a complementação necessária para apuração dos impostos através do seu sistema fiscal e, finalmente, a respectiva geração do arquivo SPED para a Receita Federal.

Em pelo menos uma coisa já há o consenso entre os três envolvidos, gerar o SPED de forma completa e correta não é uma tarefa simples.

Pesquisas realizadas recentemente mostram que 96,3% dos entrevistados ainda necessitam investir mais recursos, profissionais e consultoria externa, para conseguir cumprir as obrigações exigidas pelo SPED. Outra pesquisa, ainda mais alarmante, mostra que 98% dos dados já enviados pelo SPED à Receita Federal não seguiram as regras da entidade, causando erros ou divergências de informações.

Bom, acho que é conveniente que a software house exporte as informações que armazena em seu sistema de gestão através do leiaute SPED e entregue esses arquivos para que o contador possa importá-los em seu sistema fiscal. Este, por sua vez, se encarregará de fechar a apuração dos impostos e gerar o SPED novamente, só que agora, de forma completa e correta para ser entregue ao fisco. Ao empresário caberá a responsabilidade de acompanhar esse processo e, claro, pagar a “nova” conta.

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