Aos documentos contábeis recomenda-se seu arquivados em ordem cronológica de data, em alguns casos em ordem cronológica de lançamentos nos livros fiscais, separados e arquivados por mês, por trimestre ou por ano, de conformidade com o volume de documentos de cada empresa.

Os principais documentos contábeis são:

notas de compra/serviços

notas de vendas/serviços

extratos bancários

duplicatas pagas

comprovantes de despesas/custos

cópias de cheques

comprovantes de débitos/créditos bancários

outros documentos contabilizados

Documentos legais

Os documentos legais podem ser divididos e arquivados em 8 setores distintos:

100  Federal
200  Estadual
300  Municipal
400  Ministério do trabalho
500  Contratos
600  INSS
700  Sindical
800  Diversos

Os setores são divididos em:

100 FEDERAL 200 ESTADUAL
101 Cadastro Geral de Contribuintes (CNPJ) 201 Declaração Cadastral (DECA)
102 Declaração do Imposto de Renda – Pessoa Jurídica 202 Declaração para Codificação de Atividade Econômica (DECAE)
103 Ficha de Alteração do CNPJ 203 Declaração do Movimento Econômico Fiscal (DEMF)
104 Pedido de Restabelecimento do CNPJ 204 Índice de Participação dos Municípios (DIPAM)
105 Certidão Negativa do Imposto de Renda e CRJF 205 Licença da CETESB
106 Comunicações de Aumento de Capital 206 Demonstrativo das Operações Interestaduais
107 Demonstrativos dos Duodécimos 207 Certidão Negativa do ICM
108 CAIF 208 Autorização para Confecção de Notas Fiscais
109 Comunicações de IPI e IRPJ 209 Auto de infração
110 DIRF 210 Parcelamento do ICM
111 Cartão do CNPJ 211 Notificações
112 Notificações – Auto de Infrações 212 FIC – Ficha de Inscrição do Contribuinte
113 Baixa do CNPJ 213 Declarações
114 Certidão Negativa por Encerramento de Atividades 214 Alvará de Utilização – Secr. Saúde
115 Programa de Alimentação ao Trabalhador 215 Modelos de Notas Fiscais
116 DNER 216 Comprovação ZONA FRANCA
117 Defesas 217 Conselho Regional de Educação
118 Utilidade Pública 218 Secretaria de Segurança Pública (Registro Arma)
119 Parcelamentos 219 IBDF – IBAMA
120 Termo de Opção – Simples 220 Defesas
121 Autorização do DAC 221 Licença da Divisão do Exercício Profissional
122 IPEM 222 Utilidade Pública
123 Divisão de Censura de Diversões Públicas 223 Declaração de Microempresa
124 CADE – SDE 224 Laudos Técnicos
300 MUNICIPAL 400 MINISTÉRIO DO TRABALHO
301 Guia de Inscrição ou Atualização 401 Cadastro de Empresas
302 Ficha de Inscrição no CCM 402 Relação de Empregados Menores
303 Taxas de Licença 403 RAIS / DCPIS
304 Certidão Negativa do ISS 404 CIPA
305 Declaração Anual do Movimento Econômico (DAME) 405 Certificados de Aprendizagem SENAI
306 Cadastramento de Anúncios (CADAN) 406 Reclamações Trabalhistas – Defesas
307 Pedido de Vistoria 407 Notificações/ Processos/ Autos de Infração
308 Comunicados 408 Certificados de Aprovação das Instalações – CAI/DI
309 Imposto Predial 409 Defesas
310 Auto de Infração e Intimação 410 Acordo de Compensação
311 Autorização para Impressão de Notas Fiscais 411 Laudos Técnicos
312 Habite-se / Auto Vistoria    
313 Alvará de Funcionamento    
314 Defesas    
315 Utilidade Pública    
316 Declaração de Microempresa    
317 Parcelamentos    
318 Cancelamentos    
319 CONTRU/FICAM    
320 Regime Especial    
301 Guia de Inscrição ou Atualização    
302 Ficha de Inscrição no CCM    
303 Taxas de Licença    
304 Certidão Negativa do ISS    

 

500 CONTRATO 600 INSS
501 Contrato Social – Ata de Constituição 601 Pedido de Matrícula (Inicial)
502 Alterações de Contrato 602 Certificado de Matrícula
503 Contrato de Locação 603 Cópia Autenticada de Registros Contábeis (CARC)
504 Contrato de Uso de Veículos 604 Certificado de Regularidade de Situação
505 Cadastro da JUCESP 605 Certificado de Quitação
506 Contrato de Assessoria 606 Certificado de Taxa de Seguro
507 Contrato de Prestação de Serviços 607 Demonstrativo dos Salários de Contribuição
508 Reuniões 608 C.B.
509 Publicações em Jornais 609 Alterações: Nome, Endereço, CGC
510 Atas 610 Declarações de Rendimento do INSS
511 Contratos Diversos 611 Comprovante Inscrição Contribuição Individual
512 Comprovante de Caução de Locação 612 Carnês dos Sócios
513 Certidão Breve Relato – JUCESP 613 Recadastramento
514 Xerox das Exigências – JUCESP 614 Autos de Infração
515 Declaração de Alienação de Participações Societárias 615 Defesas
516 Baixa de Firma Individual p/ Transformação em LTDA. 616 SESI
517 Notificações 617 Termo Ação Fiscal – TAF
518 Defesas 618 Parcelamentos
519 Recadastramento – São Paulo Firma    
520 Buscas Jucesp/Cartórios    
700 SINDICAL 800 DIVERSOS
701 Contribuição Sindical e Assistencial do Empregador 801 CACEX
702 Conselho Regional de Farmácia 803 Certidão de Registro de Capital Estrangeiro
703 Dissídios Coletivos 804 Procurações / Declarações
704 Acordos 805 Balanços e Balancetes
705 SENAI – CIESP – FIESP 806 Documentos dos Sócios ( xerox )
706 FINAME 807 Marcas e Patentes
707 Certidões e Registros 808 Correspondências
708 CRA 809 Consultas
709 CORCESP 810 Certidões Negativas – Fórum – Cartórios – J.Federal – FGTS
710 Conselho Regional de Contabilidade 811 Escrituras
711 CRECI 812 Apuração do Ativo Imobilizado – TELESP
712 CREA 813 Ajustes de Balanço
713 Correspondência Sindicato Patronal 814 Laudo de Avaliação
714 CONAR (Legislação e Processos) 815 Relatórios
715 SUSEP 816 Inventário
716 Certidão Negativa de Débito Salarial 817 Depósito Inicial
717 Conselho Regional de Medicina 818 Cadastro de Fornecedores e Associações
718 EMBRATUR 819 Convocações
719 Conselho Nacional do Cinema 820 Atestado de Residência e Capacidade Técnica
    821 Cadastro de Bancos
    822 Mapas de Depreciações
    823 Alvarás
    824 Seguros
    825 Carta de Fiança
    826 Eletrobras
    827 BNDES
    828 Consórcios

 

As guias de recolhimento dos impostos e contribuições, bem como outros documentos estão divididos em 5 (cinco) pastas como segue:

PASTA A/1 PASTA B/2
1 Guias de Recolhimento do INSS 9 Guias de Apuração e Recolhimento do ICM
2 Guias de Recolhimento e Relação dos Empregados do FGTS 10 Guias de Apuração e Recolhimento do IPI
3 Guias de Recolhimento do IRRF, Pessoas Jurídica e Contribuição Social 11  
4 Guias de Recolhimento do ISS 12  
5 Cadastro de Admissão e Demissão dos Empregados 13 Orientações e Comunicados
6 Guias de Recolhimento do PIS, Finsocial e COFINS 14 Memos – Empresa Contábil
7 Guias de Recolhimento e Relação dos Funcionários de Contribuição Sindical e Assistencial 15  
8 Folhas e Envelopes de Pagamento 16  
       
  PASTA C/3   PASTA D/4
17 Balanços 25 Fichas Financeiras e Informes de Rendim.
18 Balancetes 26 Folhas de Pagamento e Pro-Labore
19 Cadastros e Declarações 27  
20 IBGE 28  
21 DCTF 29  
22   30  
23   31  
24   32 Documentos dos Autônomos
       
  PASTA E/5    
  FUNCIONÁRIOS    
33     40 – Empregados Desligados
34     40.1 –
35     40.2 –
36     40.3 –
37     40.4 –
38     40.5 –
39     40.6 –
      40.7 –
      40.8 –
      40.9 –
      40.10 –

Fonte TBR WEB