Esse artigo tem a finalidade de discutir quais são os limites da responsabilidade dos administradores das entidades em geral (sociedades, associações etc.) pelo cumprimento ou descumprimento das obrigações contábeis em geral.

As normas contábeis não se destinam exclusivamente aos profissionais de contabilidade; essas normas quando editadas pelas autoridades competentes estabelecem obrigações que devem ser cumpridas pessoalmente pelos profissionais e também devem ser devidamente observadas pela entidade (sociedade, associação etc.), de modo que ela e seus administradores podem sofrer penalidades.

Uma entidade é gerida por administradores eleitos no documento de constituição (contrato social ou estatuto social) e eles devem tomar as medidas necessárias ao cumprimento das obrigações legais em geral, inclusive as de natureza contábil. O caput do art. 176 da Lei n. 6.404.76 diz que a responsabilidade pela elaboração ou preparação das demonstrações financeiras é da diretoria; no mesmo sentido, o art. 1.020 do Código Civil é claro ao dispor que os administradores são obrigados a prestar contas justificadas de sua administração aos sócios, e apresentar-lhes o inventário anualmente, bem como o balanço patrimonial e o de resultado econômico. A responsabilidade funcional pode ser atribuída ao diretor (o diretor de finanças, contabilidade ou controladoria, por exemplo) que vier a ser indicado no estatuto social ou contrato social na forma do item IV do art. 143 da Lei n. 6.404/76. Na falta de designação da responsabilidade ou na falta de incumprimento das normas contábeis todos os diretores se tornam responsáveis (art.144).

Os administradores não estão obrigados a elaborar pessoalmente as demonstrações financeiras, de modo que toda entidade deve contar com uma estrutura (própria ou não) que seja capaz de implantar e fazer funcionar sistemas contábeis. Eles devem dar a devida atenção aos sistemas de registros contábeis existentes na entidade, e, por isso, ficam obrigados a dotá-la de recursos humanos e materiais que sejam adequados ao seu porte para permitir que o cumprimento das obrigações contábeis ocorra no devido tempo e de modo satisfatório. Cumpre-lhes, por isso: (a) tomar as devidas providências para instituir controles internos que sejam adequados e suficientes para cumprirem o papel que deles se espera; e, (b) escolher os profissionais de contabilidade e monitorar o seu trabalho. Os administradores têm discricionariedade técnica para escolher os modelos de controles que podem ser simples ou mais ou menos sofisticados; todavia, é indispensável que sejam compatíveis com a natureza e magnitude das operações realizadas pela entidade. Eles têm o dever de zelar para que esses controles sejam eficazes, e, por isso, devem instituir mecanismos de monitoramento contínuo para aquilatar a eficácia dos mesmos. Os controles internos específicos da contabilidade devem permitir a adequada custodia ou guarda da documentação comprobatória dos fatos que afetam o patrimônio social.

A falta de demonstrações financeiras ou a confecção e divulgação de demonstrativos contábeis falsos ou que contenham erros grosseiros acarretam a responsabilidade pessoal dos administradores que podem, em circunstâncias especialíssimas, responder pela prática de crime. A responsabilização dos administradores não exclui a responsabilidade do contabilista, se for o caso, é vice versa.

Na Lei que rege as sociedades por ações, o preceito do § 4º do art. 177 estabelece que os administradores – e não somente os diretores – devem assinar as demonstrações financeiras. Assim sendo, os membros do conselho de administração, se houver, também devem assinar as demonstrações financeiras elaboradas e assinadas pela diretoria, sem prejuízo da apresentação, se for o caso, do Parecer do Conselho Fiscal ou do auditor independente. Assinar, neste contexto, é assentir ou fazer declaração sobre a adequação e aprovação das demonstrações financeiras e isto tem consequências no campo da responsabilidade civil dos administradores, na forma do disposto o art. 158 da Lei n. 6.404/76. Por isso, se o administrador não estiver de acordo com as informações reveladas pelas demonstrações financeiras não deve assinar, mas, para que isto ocorra, é necessário que comunique por escrito a um dos órgãos mencionados no § 1º do art. 158 da Lei n. 6.404/76.

Fonte: contabeis.com.br

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