O intuito dessa série é falar sobre os casos mais comuns e conhecidos de fraudes. Entendendo que as demonstrações contábeis e as técnicas de análise aplicadas sobre elas são as melhores formas de se detectar erros ou fraudes, vamos pautar essa série em formas de se detectar e prevenir essa prática através da contabilidade. A distorção nos números contábeis elas podem ser causadas por erro ou fraude, o que diferencia uma da outra é justamente o fato da distorção ser intencional ou não. Vamos usar como estrutura padrão: 1) Explicação da área do balanço e área operacional do assunto; 2) Casos de fraudes conhecidas; e 3) Formas de prevenir e mitigar o risco de fraude.

O caixa pequeno ou também chamado de fundo fixo, é uma subdivisão do caixa geral da empresa para pagamento de pequenas despesas de uma área ou filial. Normalmente o saldo de caixa na contabilidade pode estar registrado na empresa em uma ou mais contas, dependendo da necessidade operacional. Há basicamente dois tipos de controle dessa conta: Fundo Fixo e Caixa Flutuante.

Fundo fixo: Nesse sistema normalmente não existe problemas de controle ou classificação contábil. O responsável recebe um valor fixo para cobrir seus gastos durante um período de tempo. Só há suprimento desse fundo quando o responsável presta conta do valor recebido anteriormente.
Caixa flutuante: Como o próprio nome sugere, nesse sistema ocorrem tanto pagamentos como recebimentos em dinheiro. Nesse sistema podem ocorrer maiores problemas de controle e classificação contábil. Normalmente, nessa conta não transita somente dinheiro, mas direitos a receber (cheques a compensar, adiantamentos de viagens etc), o que eleva o grau de risco de controle dessa conta.

Independente da forma de controle escolhida para sua empresa, a fraude normalmente ocorre na prestação de conta dos gastos. Quem nunca em uma viagem, ao pedir o cupom fiscal depois de um lanche ouviu a pergunta: “Qual o valor do cupom?”. Diante disso, os três comprovantes mais utilizados para a prática da fraude são: Táxi; Alimentação e Material de informática.

Para os três casos pode ser feita uma análise mensal da variação desses gastos, o fraudador normalmente segue uma curva ascendente de volume fraudado. Conforme os meses passam, fica claro o aumento nesses gastos sem justificativa. Já a prevenção pode ser feita das seguintes formas:
Táxi: Podem ser feitas parcerias com cooperativas com faturamento mensal e o uso do gasto aprovado por um terceiro independente dentro da empresa. Existe também diversos aplicativos que comprovam o uso do táxi, a distância percorrida e o valor total.

Alimentação: Prática comum entre as empresas é fixar um valor diário de alimentação independente do valor gasto e o uso de cartões pré-pagos.

Material de informática: Os materiais podem ser justificados e comprovados com NF porém há a necessidade da confirmação do desvio desse material. Em base amostral, o teste de inspeção física é saudável para coibir qualquer prática de desvio de materiais.

O risco de fraude sempre vai existir, as medidas cabíveis são para diminuir esse risco para quase zero. As fraudes mais complexas que envolvem mais de uma pessoa são mais difíceis de ser detectadas e naturalmente aumentam o risco de desvio.

Diante das informações acima, aconselho sempre manter um profissional de contabilidade acompanhando de perto a operação da empresa. O Contador é especialista em controles internos, divulgar informações financeiras e em avaliar riscos do negócio. Chame o seu contador externo para conversar e exponha a sua preocupação. Uma boa semana e te desejo bons negócios.

Fonte: http://www.contabeis.com.br/artigos/3098/serie-fraudes-1-caixa-pequeno/

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