O registro da informação tem um valor inestimável para a empresa, os usuários e a fiscalização. Para conservar a informação, a análise da documentação tem como objetivo inventariar o acervo, para definir o tipo de documento, a temporalidade, o descarte, a quantidade, a forma de organização e o cadastramento do conteúdo em sistema de Gestão Documental.

Da relação de emprego

Mesmo com toda evolução tecnológica, a legislação obriga às empresas e os empregadores a manter seus documentos em boa guarda pelo prazo prescricional para fins de comprovação de suas obrigações trabalhistas e previdenciárias. Para as que passaram a utilizar sistemas de processamento eletrônico de dados, para escrituração de livros e a produção de documentos, deve também, arquivar e conservar os respectivos sistemas e arquivos em meio digital, devidamente certificados.

Para isso, elaboramos a seguir um roteiro de temporalidade especificamente para guarda de documentos trabalhistas e previdenciários:

Prazo de 3 anos

• Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged).

Prazo de 5 anos

• Acordo de Compensação;

• Acordo de Prorrogação de Horas;

• Atestado Médico;

• Autorização para descontos não previstos em lei;

• Aviso Prévio;

• Cartões, fichas ou livros de marcação de ponto;

• Comprovante de entrega da Comunicação de Dispensa (CD);

• Comprovante de retenção do IRRF;

• Documentos relativos às eleições da CIPA;

• Guias de Recolhimento de Contribuição Sindical, Assistencial e Confederativa;

• Mapa Anual de Acidentes do Trabalho;

• Pedido de Demissão;

• Recibo de Abono de Férias;

• Recibo de Gozo de Férias;

• Recibo de Adiantamento do 13º Salário;

• Recibo de 13º Salário;

• Recibo de Entrega do Requerimento Seguro- Desemprego (SD);

• Recibos de Adiantamento;

• Recibos de Pagamento;

• Relação de Contribuição Sindical, Assistencial e Confederativa;

• Solicitação da 1ª parcela do 13º Salário;

• Solicitação de Abono de Férias;

• Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho;

• Vale-transporte.

Prazo de 10 anos

• PIS/Pasep;

• Folha de pagamento;

• Ficha de salário-família;

• Atestados Médicos relativos a afastamento por incapacidade;

• Salário-Maternidade;

• Guia da Previdência Social (GPS);

• Salário-Educação.

Prazo de 20 anos

• Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP);

• Comprovação de entrega do PPP ao trabalhador;

• Dados obtidos nos Exames Médicos admissional, periódico, de retorno ao trabalho, mudança de função e demissional, incluindo avaliação clínica e exames complementares, as conclusões e as medidas aplicadas, contados após o desligamento do trabalhador;

• Dados obtidos no Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA).

Prazo de 30 anos

• Documentos relativos ao FGTS

Prazo indeterminado

• Atas da CIPA;

• Livros de Inspeção do Trabalho;

• Contrato de Trabalho;

• Livros ou Fichas de Registro de Empregados;

• Relação Anual de Informações Sociais (RAIS).