Tabelas Práticas

Principais documentos que o empresário deve manter em seu arquivo, o prazo e o fundamento legal.

TRIBUTÁRIO

DOCUMENTO PRAZO FUNDAMENTO
LEGAL
IR – IMPOSTO DE RENDA 5 anos Arts. 173 e 174, CTN
CSLL – CONTRIBUIÇÃO SOCIAL SOBRE LUCRO LÍQUIDO 5 anos Arts. 173 e 174, CTN
PIS – PROGRAMA DE INTEGRAÇÃO SOCIAL 5 anos Arts. 173 e 174, CTN
COFINS – CONTRIBUIÇÃO PARA FINANCIAMENTO DA SEGURIDADE SOCIAL 5 anos Arts. 173 e 174, CTN
SIMPLES NACIONAL 5 anos Art. 26, II, LC 123/2006 e Arts. 173 e 174, CTN
NOTAS FISCAIS, RECIBOS E DEMAIS COMPROVANTES DE LANÇAMENTOS 5 anos Arts. 195 e 174, CTN
LIVROS FISCAIS E CONTÁBEIS 5 anos Arts. 195 e 174, CTN
SISTEMAS ELETRÔNICOS DE DADOS DE ESCRITURAÇÃO FISCAL OU CONTÁBIL 5 anos Art. 11, Lei Nº 8.218/1991 e Art. 173, CTN
DECLARAÇÕES: DIPJ, DCTF, DIRF 5 anos Arts. 173 e 174, CTN
 DASN – DECLARAÇÃO ANUAL DO SIMPLES NACIONAL 5 anos Art. 26, II, LC 123/2006 e Arts. 173 E 174, CTN
DECLARAÇÃO DE AJUSTE ANUAL – DECLARAÇÃO E COMPROVANTES DE LANÇAMENTOS 5 anos Arts. 173 e 174, CTN

TRABALHISTA/PREVIDENCIÁRIO

DOCUMENTO PRAZO FUNDAMENTO
LEGAL
FGTS – FUNDO DE GARANTIA DO TEMPO DE SERVIÇO 30 anos Art. 23, § 5º, lei n.º 8.036/1990
GFIP – GUIA RECOLHIMENTO DO FGTS E INFORMAÇÕES À PREVIDÊNCIA SOCIAL 30 anos Art. 23, § 5º, lei n.º 8.036/1990
GRFC – GUIA DE RECOLHIMENTO RESCISÓRIO DO FGTS E DA CONTRIBUIÇÃO SOCIAL 30 anos Art. 23, § 5º, lei n.º 8.036/1990
CONTRIBUIÇÃO PREVIDENCIÁRIA – GPS 10 anos Arts. 173 e 174, CTN e arts. 103 e 103-A da lei n.º 8.213/1991
CONTRIBUIÇÃO SINDICAL – GRCSU 5 anos Arts. 173 e 217, I, CTN
CONTRATO DE TRABALHO  – (1)
LIVRO OU FICHA DE REGISTRO DE EMPREGADO (1)
RECIBO DE PAGAMENTO DE SALÁRIO, FÉRIAS, 13º SALÁRIO E CONTROLE DE PONTO 5 anos Art. 7º, XXIX, CF e art. 11 CLT
TERMO DE RESCISÃO DO CONTRATO DE TRABALHO, PEDIDO DE DEMISSÃO E AVISO PRÉVIO 2 anos Art. 7º, XXIX, CF e art. 11 CLT
FOLHA DE PAGAMENTO 10 anos Art. 225, I e § 5º, decreto n.º 3.048/1999
SISTEMAS ELETRÔNICOS DE DADOS TRABALHISTAS E PREVIDENCIÁRIOS 10 anos Art. 225, § 22, decreto n.º 3.048/1999
CAGED – CADASTRO GERAL DE EMPREGADOS E DESEMPREGADOS 5 anos Art. 2º, § 1º, Portaria TEM n.º 1.129/2014
RAIS – RELAÇÃO ANUAL DE INFORMAÇÕES SOCIAIS 5 anos Art. 8º, Portaria MTB n.º 1.464/2016
(1) Considerando que tais documentos são importantes para comprovação de tempo de serviço para fins de benefícios previdenciários (art. 603 CLT e art. 19, Decreto n.º 3048/1999), recomenda-se sua guarda por prazo indeterminado.

Fonte: FecomercioSP