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EFD-Reinf e as retenções na fonte: um guia essencial para empresas

Jota Contabil

Conforme as obrigações fiscais e contábeis se tornam cada vez mais complexas, aprofundar o conhecimento sobre retenções na fonte, especialmente no contexto da EFD-Reinf, torna-se crucial para empresas de todas as dimensões. A Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD-Reinf) é um sistema que demanda extrema precisão nas retenções. Neste artigo, abordaremos a importância de compreender as retenções na fonte para o cumprimento das obrigações da EFD-Reinf e como isso pode impactar positivamente o seu empreendimento.

A retenção na fonte de tributos federais é uma obrigação tributária na qual uma empresa ou pessoa deve descontar uma parte dos tributos devidos diretamente do pagamento a outra empresa ou pessoa. Esse mecanismo funciona como um adiantamento a serem recolhidos posteriormente, e desempenha um papel crucial na EFD-Reinf, uma vez que envolve a declaração e o registro preciso dessas retenções.

Os tributos federais mais comuns sujeitos a retenções na fonte incluem:

1. Programa de Integração Social (PIS) , Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (COFINS) e Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL) : são exemplos de contribuições federais sujeitas a retenções em pagamentos por serviços prestados por pessoas jurídicas. Informar corretamente essas retenções na EFD-Reinf é fundamental, pois garante a conformidade com as obrigações fiscais e evita potenciais penalidades.

2. Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF): A retenção do imposto de renda ocorre em diversos tipos de pagamentos, como salários, aluguéis e serviços, em que um valor é descontado na fonte e encaminhado ao governo. Esse montante pode ser posteriormente utilizado para abatimento na declaração anual de imposto de renda, tornando a EFD-Reinf um instrumento essencial para reportar e registrar informações precisas sobre esse tributo e cumprir obrigações fiscais de forma eficaz.

3. Contribuição Previdenciária (INSS) : É retida quando empresas pagam prestadores de serviços ou autônomos. A empresa contratante desconta a parcela do imposto, repassa ao INSS e informada na EFD-Reinf desempenha um papel essencial no cumprimento das obrigações fiscais, no financiamento da seguridade social, no controle e fiscalização por parte dos órgãos governamentais e na redução de riscos de penalidades fiscais para as empresas. Garantir a correta informação dessas retenções contribui para a transparência nas transações comerciais e é fundamental para a sociedade e o ambiente de negócios.

Para começar, vamos abordar o PIS, o COFINS e a CSLL, bem como sua relação com a EFD-Reinf. O primeiro passo é compreender sua base legal.

Lei nº 10.833/2003: Base Legal para a Retenção de PIS, COFINS e CSLL

O artigo 30 da Lei nº 10.833 estabelece que os pagamentos efetuados por pessoas jurídicas a outras pessoas jurídicas, pela prestação de serviços que detalharemos neste artigo, estão sujeitos à retenção na fonte de PIS e COFINS, além da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL).

Em 2015, houve alterações por meio da Lei nº 13.137/2015, que estabeleceu a dispensa da retenção das contribuições para pagamentos de até R$ 5.000,00, revogou o § 4º do art. 31 da Lei nº 10.833/2003 e alterou o prazo de recolhimento da retenção.

Os valores a serem retidos de PIS, COFINS e CSLL correspondem à multiplicação da alíquota de 4,65%, divididos da seguinte forma:

A retenção de PIS, COFINS e CSLL é desencadeada pelo ato de efetuar o pagamento dos serviços a outra pessoa jurídica, diferentemente do IRRF, que pode incidir tanto no momento do pagamento quanto no registro contábil do serviço, dependendo do que acontecer primeiro.

Serviços com Retenção de 4,65% das Contribuições Sociais

1. Limpeza, Conservação ou Zeladoria: Isso inclui serviços de varrição, lavagem, enceramento, desinfecção, higienização, desentupimento, dedetização, desinsetização, imunização, desratização e outros serviços destinados a manter a higiene, o asseio ou a conservação de praias, jardins, rodovias, monumentos, edificações, instalações, dependências, logradouros, vias públicas, pátios ou áreas de uso comum.

2. Manutenção: Abrange serviços de manutenção ou conservação de edificações, instalações, máquinas, veículos automotores, embarcações, aeronaves, aparelhos, equipamentos, motores, elevadores ou de qualquer bem, quando destinados a mantê-los em condições eficientes de operação. No entanto, se a manutenção for feita em caráter isolado, como um mero conserto de um bem defeituoso, a retenção não se aplica.

3. Segurança e/ou Vigilância: Inclui serviços que visam garantir a integridade física de pessoas ou a preservação de valores e bens patrimoniais, como escolta de veículos de transporte de pessoas ou cargas.

4. Serviços Profissionais: A retenção do PIS, COFINS e CSLL também se aplica a diversos serviços profissionais. Abaixo estão alguns exemplos de serviços profissionais sujeitos a essa retenção:

A lista é extensa, abrangendo uma ampla gama de atividades profissionais que estão sujeitas a essa retenção.

A retenção do PIS, COFINS e CSLL é calculada com base no valor bruto da nota ou documento fiscal e deve ser efetuada no momento do pagamento da nota fiscal. Os valores retidos ao longo do mês devem ser recolhidos até o último dia útil do segundo decêndio do mês subsequente ao pagamento à pessoa jurídica fornecedora dos bens ou prestadora do serviço. No entanto, valores de retenção iguais ou inferiores a R$10,00 estão dispensados da retenção.

O código de arrecadação para o recolhimento das contribuições do PIS, COFINS e CSLL é 5952. Caso a pessoa jurídica seja beneficiária de isenção ou suspensão, o recolhimento das contribuições não alcançadas pela isenção ou suspensão será feito com os códigos de arrecadação apropriados: 5987 para CSLL, 5960 para COFINS e 5979 para PIS.

Algumas empresas são isentas da retenção de PIS, Cofins ou CSLL, parcial ou integralmente, devido a suspensões judiciais. Nesse cenário, se a empresa não efetua o pagamento do imposto, também não está sujeita à retenção. Se essa situação se aplica à sua empresa, você estará isento de retenções.

As empresas que efetuarem a retenção do PIS, COFINS e CSLL devem fornecer à pessoa jurídica beneficiária do pagamento um comprovante anual da retenção até o último dia útil de fevereiro do ano subsequente.

Serviços Prestados por Empresas do Simples Nacional

De acordo com a Lei Complementar nº 123/2006, empresas que fazem parte do Simples Nacional não têm a obrigação de efetuar a retenção do PIS, COFINS e CSLL. No entanto, é necessário que elas forneçam uma declaração aos seus clientes a cada pagamento. Essa declaração, que segue o modelo especificado no Anexo I da IN 459/2004, funciona como um recibo e deve ser arquivada tanto pela empresa contratante quanto pelo prestador de serviços vinculado ao Simples Nacional. No entanto, caso a empresa contratante também seja optante pelo Simples Nacional, ela estará dispensada de efetuar a retenção de PIS, COFINS e CSLL (CSRF ou PCC). Mesmo assim, é importante ressaltar que a obrigatoriedade de retenção do IRRF permanece se os serviços contratados estiverem relacionados ao Regulamento do Imposto de Renda de 1999 (Decreto nº 3.000 de 1999).

Regulamento do Imposto de Renda

Assim como foi com PIS, COFINS e CSLL, é fundamental compreender as disposições do Regulamento do Imposto de Renda de 1999 relacionadas às retenções, pois esse conhecimento é essencial ao lidar com a EFD-Reinf.

O Regulamento do Imposto de Renda de 1999 (RIR/99) revogado pelo Decreto nº 9.580/2018, é um guia fundamental que esclarece as circunstâncias em que as retenções na fonte do Imposto de Renda devem ser aplicadas. Estas situações desempenham um papel vital para garantir a conformidade com a EFD-Reinf, uma vez que a legislação estabelece que determinados pagamentos devem ser submetidos à retenção na fonte, antecipando o recolhimento do Imposto de Renda devido pelos beneficiários. Neste contexto, é essencial compreender as obrigações de retenção na fonte, e a seguir, destacaremos a importância desse conhecimento para cumprir com êxito as exigências da EFD-Reinf, são elas:

1. Serviços Profissionais: Uma das situações mais comuns que requerem a retenção na fonte envolve os pagamentos realizados a prestadores de serviços profissionais, tais como advogados, médicos, engenheiros, consultores e outros profissionais, conforme estipulado no Artigo 647 do Regulamento. Nesse contexto, a norma prevê a retenção de 1,5% na fonte, com a emissão de um Documento de Arrecadação de Receitas Federais (DARF) com o código 1708, destinado a antecipar o Imposto de Renda devido por esses profissionais.

2. Cooperativa de Trabalho: Estão sujeitas à incidência do imposto na fonte à alíquota de 1,5% (um e meio por cento) e a emissão de um DARF com o código 3280, as importâncias pagas ou creditadas por pessoas jurídicas a cooperativas de trabalho, associações de profissionais ou assemelhadas, relativas a serviços pessoais que lhes forem prestados por associados destas ou colocados à disposição.

2.1. Dedução da base de cálculo: Poderão ser deduzida da base de cálculo da retenção os valores inclusos na fatura e que não corresponda aos serviços prestados pelos associados da cooperativa, tais como materiais aplicados. Para este fim deverá haver na fatura da cooperativa a discriminação das importâncias relativas aos serviços pessoais prestados à pessoa jurídica por seus associados e as importâncias que corresponderem a outros custos ou despesas.

No caso de cooperativas de transportes rodoviários de cargas ou passageiros, o imposto na fonte incidirá sobre:

a) 40% (quarenta por cento) do valor correspondente ao transporte de cargas;

b) 60% (sessenta por cento) do valor correspondente aos serviços pessoais relativos ao transporte de passageiros.

O imposto retido será compensado pelas cooperativas de trabalho, associações ou assemelhadas com o imposto retido por ocasião do pagamento dos rendimentos aos associados ou será objeto de pedido de restituição, desde que a cooperativa, associação ou assemelhada comprove, relativamente a cada ano-calendário, a impossibilidade de sua compensação, na forma e condições definidas em ato normativo do Ministro de Estado da Fazenda. RIR/1999, art. 652; ADN Cosit nº 1, de 1993)

3. Serviços de Limpeza, Segurança e Outros: Conforme estipulado no Artigo 649 do RIR 99, os rendimentos provenientes da prestação de serviços de limpeza, conservação, segurança, vigilância e locação de mão-de-obra, pagos ou creditados por pessoas jurídicas a outras pessoas jurídicas, sejam elas civis ou mercantis, estão sujeitos à retenção na fonte a uma alíquota de 1,0% e DARF 1708.

4. Serviços de Assessoria e Consultoria: Serviços que englobam assessoria creditícia, mercadológica, gestão de crédito, seleção e avaliação de riscos, bem como administração de contas a pagar e a receber, e outros similares, estão sujeitos à retenção na fonte de acordo com o Artigo 29 da Lei 10.833 de 2003, que determina uma alíquota de 1,5%, com o código de DARF correspondente sendo o 5944. Empresas que contratam tais serviços devem efetuar o cálculo e a retenção correspondente.

5. Propaganda e Publicidade: Os serviços de propaganda e publicidade estão sujeitos à tributação na fonte, com uma alíquota de 1,5%, e requerem a emissão do DARF 8045. Importante destacar que da base de cálculo são excluídas as quantias diretamente pagas ou repassadas pelas agências de propaganda às empresas de rádio, televisão, publicidade ao ar livre (outdoor), cinema, jornais e revistas, além das demais despesas reembolsáveis pelos anunciantes de acordo com RIR/1999, art. 651, II e § 1º; IN SRF nº 123, de 1992, art. 2º e Parecer Normativo CST 07/1986).

Entidades isentas ou imunes

Não cabe a retenção do imposto de renda sobre os serviços prestados por entidades imunes e isentas pelo fato dessas pessoas jurídicas não serem tributas pelo IRPJ. A dispensa dessa retenção é amparada pelo INS SRF 23 de 1986.

De acordo com artigo 724 do RIR/99, é dispensada a retenção de impostos de valor igual ou inferior a R$ 10,00 (dez reais).

Não existe a obrigatoriedade do prestador do serviço fazer o destaque dos tributos a serem retidos.

A falta do destaque não dispensa da exigibilidade da retenção. O destaque, porém, é recomendável e deve ser feito apenas em caráter Informativo.

Em resumo, do RIR/99 esclarece as situações em que a retenção na fonte é obrigatória, bem como as regras específicas relacionadas a cada tipo de pagamento ou serviço. É fundamental que empresas e órgãos pagadores estejam cientes dessas situações e cumpram as obrigações de retenção de acordo com a legislação tributária vigente para evitar problemas fiscais.

É importante esclarecer que as retenções de PIS, COFINS, CSLL e IR, o prestador de serviços é quem sofre as retenções, enquanto o contratante dos serviços é responsável por efetuá-las, além disso a incidência dos impostos é calculada individualmente para cada Nota Fiscal. Portanto, não é permitido somar os valores de Notas Fiscais emitidas ou pagas no final do mês com aquelas do início do mesmo mês. Mantenha atenção a esse detalhe!

Tratamento de Retenção na Fonte e Exemplo de Aplicação

Em um determinado mês, uma empresa tributada pelo Lucro Presumido forneceu um serviço profissional de advocacia no valor de R$ 200.000,00. Os serviços de advocacia, como mencionado anteriomente, estão sujeitos a retenções de PIS, COFINS, CSLL e IR, na Fonte. Portanto, essa empresa teve as retenções dos tributos federais aplicadas ao seu caso.

Os cálculos foram:

PIS: R$ 200.000,00 x 0,65% = R$ 1.300,00

COFINS: R$ 200.000,00 x 3,00% = R$ 6.000,00

CSLL: R$ 200.000,00 x 1% = R$ 2.000,00

IRRF: R$ 200.000,00 x 1,5% = R$ 3.000,00

Neste cenário, o tomador do serviço efetuou um pagamento de R$ 187.700,00 ao prestador, retendo a diferença e assumindo a responsabilidade de gerar as guias de pagamento, efetuar o pagamento dos tributos retidos, e reportar essa transação na EFD-Reinf.

Como houve a retenção das três contribuições ele pôde fazer apenas uma única guia com o código 5952 no valor de R$ 9.300,00 (4,65%) para as CSRF: (R$ 1.300,00 de PIS (0,65%), R$ 6.000,00 de COFINS (3%) e R$ 2.000,00 de CSLL (1%)), e outra guia de R$ 3.000,00 de IRRF (1,5%).

Importante, na EFD-Reinf, a informação sobre as retenções na fonte deve ser prestada pela pessoa jurídica que reteve e pagou os valores retidos. Portanto, é responsabilidade do tomador do serviço (quem reteve e pagou) gerar as guias de pagamento e informá-las na EFD-Reinf. Isso inclui os valores retidos de PIS, COFINS, CSLL, e IR, quando aplicáveis. O prestador do serviço não é obrigado a informar essas retenções na EFD-Reinf, pois ele é o beneficiário da receita líquida após a retenção.

A Retenção do INSS na Fonte e sua Integração com a EFD-Reinf

No cenário empresarial brasileiro, a obrigatoriedade da retenção de INSS (Instituto Nacional do Seguro Social) sobre os serviços contratados mediante cessão de mão de obra ou empreitada é uma prática essencial. O INSS retido na fonte é uma obrigação que recai sobre as empresas contratantes, que devem descontar uma parcela do valor total dos serviços contidos na Nota Fiscal, fatura ou recibo emitidos pelos prestadores de serviços.

Para compreender integralmente essa obrigatoriedade, é fundamental discernir entre dois conceitos-chave: a Cessão de Mão de Obra e a Empreitada. A primeira se refere à disponibilização de trabalhadores, que realizam serviços contínuos, relacionados ou não com a atividade principal da empresa contratante. Já a Empreitada é a execução contratual de tarefas, obras ou serviços, com preço fixado e possivelmente com ou sem o fornecimento de material ou equipamentos.

Este artigo explorará em detalhes quais serviços estão sujeitos à retenção do INSS e como as empresas optantes pelo Simples Nacional são impactadas. Além disso, discutiremos alíquotas, base de cálculo e deduções permitidas, elucidando as diversas situações que podem ocorrer no contexto das retenções do INSS.

Em um cenário de conformidade tributária e regulatória cada vez mais rigoroso, o conhecimento sobre o INSS retido na fonte torna-se crucial para empresas e profissionais que buscam cumprir suas obrigações legais, em especial, para atender às exigências da EFD-Reinf (Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais). Vamos explorar em profundidade os principais aspectos desse tema complexo e de grande relevância.

Veja quais são os serviços sujeitos a retenção do INSS

São passíveis de retenção do INSS os serviços executados através de cessão de mão de obra ou empreitada. Abaixo, apresentamos alguns exemplos:

E as empresas optantes pelo Simples Nacional?

A empresa que faz parte do Simples Nacional e presta serviços por meio de cessão de mão de obra ou empreitada, relacionados às atividades de limpeza, vigilância, conservação e construção civil, tributados de acordo com o Anexo IV, está sujeita à retenção do INSS sobre o valor total da Nota Fiscal, fatura ou recibo de prestação de serviços emitido.

Empresas prestadoras de serviços enquadradas em diferentes anexos do Simples Nacional não estão sujeitas à retenção do INSS.

Alíquota, Base de Cálculo e Deduções Permitidas no INSS Retido na Fonte

As empresas contratantes de serviços por meio de cessão de mão de obra ou empreitada têm a obrigação de reter 11% sobre o valor total dos serviços indicados na Nota Fiscal, na fatura ou no recibo emitido pelo prestador de serviços.

No caso das empresas optantes pela Desoneração da Folha de Pagamentos, a alíquota será de 3,50%. Essa desoneração é comumente aplicada a empresas que atuam nos setores de Construção Civil, Tecnologia da Informação (TI), Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC) e Call Center.

Situações de Deduções Permitidas

A dedução da base de cálculo da retenção do INSS em relação ao fornecimento de material ou uso de equipamento ocorrerá nas seguintes situações:

1. Se um contrato estipula o fornecimento de material ou a utilização de equipamento, com valores definidos e discriminados nos documentos fiscais, é permitida a dedução total desses valores da base de cálculo da retenção do INSS. Nesse caso, apenas o valor dos serviços especificados no contrato é considerado para a retenção.

2. Quando contratos preveem o fornecimento de material ou a utilização de equipamento próprio ou de terceiros, mas não detalham os valores, é possível deduzir da base de cálculo de retenção os seguintes percentuais, desde que haja especificação nos documentos fiscais, indicando uma destinação mínima:

3. Quando o fornecimento de equipamento for essencial para a execução dos serviços contratados, mas o valor não estiver especificado no contrato, na área de prestação de serviços na construção civil, a base de cálculo da retenção será, no mínimo, de 50% do valor bruto da Nota Fiscal, fatura ou recibo. Para outros serviços relacionados à construção civil, os seguintes percentuais serão aplicados:

Na ausência de uma discriminação dos valores na Nota Fiscal, fatura ou recibo, a base de cálculo da retenção corresponderá ao seu valor bruto, independentemente da existência de previsão contratual para o fornecimento de material ou utilização de equipamento, mesmo que tais valores não tenham sido especificados nos contratos.

O valor do material fornecido ao contratante ou o custo da locação de equipamentos de terceiros utilizados na execução dos serviços não deve exceder o valor de aquisição ou a taxa de locação da mão de obra para a execução dos serviços.

Responsabilidade pela Retenção e Recolhimento do INSS

Sua empresa, ao contratar serviços por empreitada ou cessão de mão de obra, é encarregada de efetuar o desconto e providenciar o recolhimento da retenção.

Situações de Dispensa da Retenção do INSS

Como contratante, dispensa da retenção de INSS para valores inferiores a R$ 10,00.

Isenção da retenção do INSS para prestadores sem empregados e faturamento até duas vezes o limite máximo da contribuição individual.

Quando a contratação se refere exclusivamente a serviços profissionais relacionados à prática de profissões regulamentadas por legislação federal ou a serviços de treinamento e ensino, desde que esses serviços sejam prestados pessoalmente pelos sócios, sem a participação de funcionários ou outros contribuintes individuais. Profissões regulamentadas incluem, entre outras, aquelas como contabilidade, advocacia, engenharia e medicina, ou seja, atividades respaldadas por legislação com regulamentação específica.

Como Lançar as Retenções na EFD-Reinf Passo a Passo

As retenções de PIS, COFINS, CSLL, IR e INSS devem ser lançadas na Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD-Reinf) em módulos específicos. A EFD-Reinf é uma obrigação acessória no âmbito do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) e tem como objetivo informar à Receita Federal todas as retenções na fonte feitas por uma empresa.

Para lançar as retenções na EFD-Reinf, siga as seguintes etapas:

1. No sistema da EFD-Reinf, siga as instruções e menus para localizar o módulo específico de “Retenções” R-4000. A partir da competência de setembro de 2023, com a inclusão dos tributos federais retidos na fonte, a EFD-Reinf mensal passará a incorporar informações de PIS, COFINS, CSLL e IR, que anteriormente eram reportadas anualmente na DIRF (que será extinta em 2025). Em 21/09/2023 (para fatos ocorridos a partir de 01/09/2023), foi iniciada a implementação do novo bloco de informações R-4000.

2. Dentro do módulo de Retenções, você encontrará os campos para preencher as informações com as informações corretas relacionadas às retenções de PIS, COFINS, CSLL e IR que sua empresa efetuou. Certifique-se de incluir os valores retidos de forma precisa:

Eventos de controle:

3. Preencha os campos com as informações corretas relacionadas às retenções de PIS, COFINS, CSLL e IR que sua empresa efetuou. Certifique-se de incluir os valores retidos de forma precisa.

4. Para lançar a Retenção da Contribuição Previdenciária (INSS) de Serviços Prestados procure o módulo:

5. Após preencher todas as informações, siga as instruções do sistema para validar e transmitir a declaração da EFD-Reinf para a Receita Federal.

Lembrando que as retenções de PIS, COFINS, CSLL e IR devem ser calculadas corretamente de acordo com as alíquotas e regras vigentes. O não cumprimento correto dessas obrigações pode levar a penalidades e multas. Portanto, é fundamental ter um sistema de contabilidade adequado.

Além disso, as regras e prazos para a entrega da EFD-Reinf podem variar ao longo do tempo, então certifique-se de estar atualizado com as normas fiscais vigentes.

Conclusão

Este artigo discute a importância das retenções na fonte, em especial no contexto da EFD-Reinf, para empresas de todas as dimensões. Explora as retenções de tributos federais, como PIS, COFINS, CSLL e IR, destacando suas bases legais e os serviços sujeitos a essas retenções. Também aborda a retenção de INSS em serviços prestados. Explica as alíquotas, bases de cálculo, deduções permitidas e as responsabilidades na retenção do INSS. Além disso, fornece orientações sobre como lançar essas retenções na EFD-Reinf, um sistema crucial para cumprir obrigações fiscais.

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