Toda empresa precisa ter boas práticas de gestão, afinal, manter processos operacionais funcionando dentro dos melhores padrões de qualidade ajuda os negócios a terem uma rentabilidade a longo prazo. Além disso, em mercados competitivos, ter um ambiente corporativo funcional e eficaz é o 1º passo rumo ao sucesso.
Para que uma empresa consiga funcionar dentro dos mais elevados padrões de qualidade, ela pode adotar um sistema de gestão integrado às suas rotinas mais comuns. Dessa forma, a capacidade de trabalho de seus profissionais e a eficiência de seus serviços será ampliada continuamente. A consequência será a redução dos índices de erros e a otimização do ambiente interno.
Quer saber mais sobre o tema? Então, leia este post e descubra os motivos para você adotar um sistema de gestão interna.
Os principais benefícios de um sistema de gestão integrada
O sistema de gestão integrada permite a melhora de várias características de uma empresa. Entre os principais benefícios, podemos destacar:
1. Aumento da produtividade de profissionais internos e externos.
2. Melhora da qualidade de serviços e produtos.
3. Realização de objetivos e de metas empresariais com mais facilidade.
4. Diminuição do tempo necessário para a execução de rotinas operacionais.
5. Eliminação de tarefas repetitivas por meio do aumento da automação interna.
6. Redução de custos operacionais.
7. Aumento da transparência.
8. Eliminação de processos burocráticos.
9. Maior flexibilização operacional.
10. Aumento da capacidade de resposta a mudanças no mercado.
11. Ganho de market share por meio da melhora da competitividade.
12. Crescimento dos índices de satisfação de consumidores.
13. Fortalecimento da imagem da companhia.
14. Melhora no relacionamento com consumidores e parceiros comerciais e entre equipes internas.
15. Redução dos custos ambientais de toda a cadeia operacional.
16. Aumento da segurança e diminuição do número de acidentes.
17. Ampliação do know-how de todos os profissionais da empresa.
18. Maior comprometimento de todos os colaboradores com a melhoria da empresa.
Como implementar um sistema de gestão integrada
A implementação de um sistema de gestão integrada deve ser feita com o comprometimento de todos os funcionários com a melhoria dos processos internos da empresa.
Cada profissional será responsável pelo cumprimento de metas, adoção de novas rotinas e utilização de ferramentas que permitem a criação de processos mais ágeis e menos suscetíveis a erros. A mudança afetará toda a cultura da empresa, que passará a atuar por meio da busca contínua por uma cadeia de serviços e produtos de excelência.
Todos os procedimentos existentes devem ser avaliados. Isso permitirá a padronização de rotinas e a formalização de atividades. Além disso, documentando corretamente os procedimentos operacionais padrões, novos funcionários poderão se adaptar ao ambiente da empresa mais rapidamente.
Por meio de indicadores, todos os líderes poderão mensurar a aderência de colaboradores aos novos padrões de qualidade e segurança definidos pelo SGI. Os indicadores incluirão itens como:
- Número de erros das atividades recorrentes de cada setor
- Grau de sustentabilidade de cada ciclo operacional
- Satisfação de clientes
- Número de produtos com defeitos.
- Tempo necessário para resolução de chamados.
- Tempo médio de atendimento ao consumidor.
- Número de acidentes de trabalho.
- Número de horas gastas com treinamento de pessoal
Auditorias periódicas devem ser realizadas para que todos os padrões sejam identificados e avaliados. Elas podem ser feitas por profissionais externos ou internos. Independentemente do modelo escolhido, deve-se analisar a aderência de todos os profissionais às normas definidas pela corporação.
Além disso, a forma como todas as atividades são executadas, assim como os seus indicadores, devem ser documentados continuamente. Por meio deles, será possível aplicar medidas corretivas para eliminar falhas internas e verificar o seu impacto dentro do ambiente corporativo.
É importante que gestores tenham em mente que um sistema de gestão abrangente é focado, principalmente, no público-alvo do empreendimento. Ele será o principal ator da avaliação dos resultados da nova cultura da organização. Nesse sentido, produtos e outras soluções que são disponibilizadas deverão ser direcionadas para as necessidades de cada consumidor e parceiro comercial não apenas para a maximização de lucros.
As mudanças efetuadas dentro da empresa são alicerçadas em medidas e conceitos ligados à necessidade de empresas terem processos de excelência. Com mais integração, será possível tirar um maior proveito de projetos diversos, além de alinhar as rotinas internas da corporação com os padrões estabelecidos pelo mercado.
Como tornar a empresa mais eficaz
O sistema de gestão integrada pode beneficiar empresas de vários setores. Ele atenderá, principalmente, companhias que precisam melhorar os seus processos internos para se manterem competitivas e preparadas para atender aos maiores padrões de qualidade do mercado. As suas normas internas serão redefinidas para que rotinas possam passar por um aperfeiçoamento contínuo, mantendo um padrão de excelência elevado no médio e longo prazo.
Junto com ferramentas de gestão integrada, a empresa consegue ter um impacto mais positivo nas suas medidas de gestão. Esse tipo de solução representa uma fonte de informações para a companhia, que passa a trabalhar utilizando um conjunto de dados mais precisos e condizentes com a realidade da empresa. Assim, as medidas que são tomadas para a melhoria da companhia se tornam ainda mais eficazes.
Uma boa ferramenta de gestão terá módulos que englobam todos os setores da empresa. Isso garante uma maior integração de todos os profissionais, algo fundamental para quem pretende ter uma empresa mais eficaz.
Profissionais responsáveis pelas vendas, por exemplo, conseguirão verificar a quantidade de itens disponível no estoque; já os responsáveis pelas estratégias de marketing focarão as suas campanhas em produtos com menor saída ou que geram receitas maiores para o empreendimento; da mesma forma, gestores poderão tomar decisões mais eficazes, uma vez que elas serão baseadas em registros que envolvem todas as rotinas da empresa.
No longo prazo, a adoção de um sistema de gestão integrado melhora toda a cadeia operacional de um empreendimento. O fluxo de trabalho de todos os profissionais será mais integrado, o que diminui erros e facilita a automatização de rotinas. Como consequência, os processos internos serão focados na satisfação do cliente, o que garantirá níveis de presença no mercado cada vez maiores.
Fonte: Artsoft Sistemas