Ata de Reunião ou Assembléia de Sócios: Mera obrigação legal?

Por: Rogério Aleixo Pereira (*)
Como todos os anos desde a mudança do Código Civil, as empresas em geral tem o dever legal de realizar, até os quatro primeiros meses do ano civil, uma Reunião ou Assembleia de Sócios, com a finalidade de tomar e aprovar as contas dos administradores, designar novos administradores quando for o caso e tratar de outras questões de interesse da empresa.
De forma geral, tal obrigação é tratada como uma ‘burocracia” criada pela lei.
O resultado disso é que as empresas fazem a referida reunião ou deliberam por escrito sobre os assuntos obrigatórios meramente para cumprir a “burocracia”.
Mas o ponto é que as deliberações que forem tomadas nesta Reunião ou Assembleia devem ser em primeiro lugar bem entendidas e seu texto minuciosamente escrito, pois seus efeitos jurídicos não são conhecidos pela maioria dos sócios e dos administradores.
Se observarmos o texto legal com mais acuidade, podemos verificar que o primeiro objetivo da reunião ou deliberação é tomar as contas dos administradores.
Pois bem, apesar de a maioria dos administradores de empresas serem exatamente os próprios sócios, as vezes marido e mulher, é preciso lembrar que a figura do administrador da empresa carrega consigo diversos deveres, principalmente o dever de diligência e o dever de probidade.
Por conta disso, ao proceder com a aprovação de suas contas, os sócios estão “dizendo” que estão satisfeitos com a condução dos negócios pelo administrador no exercício social anterior e que estão “abrindo mão” do direito de questioná-lo sobre seus atos e gastos, salvo na hipótese de comprovado dolo ou intenção. Difícil é comprovar que algo foi feito com má intenção.
Significa, então, que os sócios não poderão questioná-lo ou opor seus excessos contra terceiros que vierem cobrar a empresa por obrigações ruins contraídas pela empresa e eventuais dívidas, inclusive àquelas que atingem os sócios.
Pensando por outro lado, essa deliberação também é uma garantia ao administrador de que ele não será mais questionado sobre sua administração, sem ressalvas, a menos que elas estejam informadas no documento. O resultado disso é que ele não será obrigado a colocar seu patrimônio em conjunto com a empresa para responder por dívidas da empresa.
Mesmo numa sociedade entre pessoas casadas, ter para si a garantia de que não haverá qualquer disputa entre sócios ou administradores e que nenhum fato será oposto contra o administrador após encerrado o exercício social, seja pelos próprios sócios ou seja por terceiros, já é motivo para cumprir esta obrigação legal sem trata-la como algo burocrático.
Indo um pouco mais adiante, a lei informa que decisões em Reunião ou Assembleia de sócios determinam que as partes deliberem sobre o balanço patrimonial e o resultado econômico da empresa.
Preliminarmente parece algo simples, mas considerando que muitas empresas fazem a distribuição de lucros desproporcionalmente, essa deliberação se transforma em algo muito importante.
Uma vez aceita a distribuição de lucros desproporcional ao capital social em reunião ou assembleia, nenhum sócio, herdeiro ou sucessor pode contestar o recebimento de lucros recebida a menor do que sua participação societária.
Se não houver a plena aceitação dessa distribuição sem nenhuma ressalva, um novo sócio que adquiriu cotas de um sócio anterior ou mesmo os herdeiros ou ex-cônjuge podem questionar a distribuição do resultado em exercícios anteriores, cobrando as diferenças.
Indo adiante, a reunião ou assembleia de sócios pode deliberar outros elementos de interesse da sociedade. Mas por que colocar na ata outras deliberações de interesse da sociedade?
Quando os sócios deliberam algo num documento, este documento tem valor legal entre eles. Se este documento é levado a registro, ele passa a ser oponível contra terceiros. Isso é necessário em várias situações, principalmente na contratação de empréstimos, venda de bens da empresa ou situações em que o administrador, sozinho, não tem poderes para realizar segundo disposto no contrato social.
Do ponto de vista da adoção de regimes tributários da empresa, nada menciona o Código Civil quanto a sua deliberação na Reunião ou Assembleia de sócios. Entretanto, como esse elemento é muito importante para a empresa, com reflexos para seus administradores que podem ser chamados a responder pessoalmente por dívidas tributárias da empresa, entendemos ser prudente a ratificação do modo como foram feitos os recolhimentos ao Fisco.
As deliberações da reunião ou assembleia servem, portanto, para afastar disputas entre sócios e sucessores, dar garantias ao administrador probo e diligente, bem como permitir uma condução regular dos negócios da empresa.
O bom jurista sabe que, em direito, as palavras não podem ser simplesmente jogadas ao vento e que o silêncio ou a omissão geram consequências.
A Reunião ou Assembleia de sócios não é uma mera obrigação legal.
*Rogério Aleixo Pereira é sócio da Aleixo Pereira Advogados – rogerio@aleixopereira.com.br