Empresa devem atender à gestão da nota fiscal eletrônica

A nota fiscal deixou de ser um simples pedaço de papel que recebemos quando uma compra é realizada ou para saber o quanto de imposto está atrelado àquele produto. Com o nascimento da Nota Fiscal eletrônica (NFe), o documento é emitido e armazenado digitalmente com o intuito de oficializar as operações de circulação de mercadorias ou prestação de serviços, no caso das Notas Fiscais de Serviço eletrônicas (NFSes).
Fazer a gestão correta das NFes é muito importante, já que esse documento fornece informações fundamentais para tomadas de decisões gerenciais mais inteligentes, informações essas que, muitas vezes, só seriam conseguidas por meio de extensos trabalhos feitos por consultorias.
Para o cofundador e diretor de marketing da Arquivei, Vitor de Araujo, as empresas têm demonstrado interesse na gestão correta dos arquivos. Porém normalmente são processos manuais, o que ainda abre espaço para erros. A solução seria investir em sistemas automatizados e aproveitar a possibilidade de conectar-se com os sistemas das secretarias da Fazenda estaduais.
Segundo a legislação brasileira, a nota fiscal deve ser armazenada por 5 anos, que é o momento em que a dívida prescreve, e empresas e governo já não podem cobrar dívidas atrasadas. Para não correr o risco de algum documento importante se perder em inúmeras pastas e/ou arquivos, é importante que sua empresa armazene todas as notas em uma plataforma eficiente e tecnologicamente funcional, que lhe dê acesso rápido às suas notas. Isso reduz a dependência dos e-mails para receber seus XMLs e para trabalhar com mais agilidade na sua empresa.
Um dos principais cuidados é verificar a validade jurídica dos XMLs recebidos. Uma NFe possui dois “carimbos” de segurança, a Assinatura Digital, carimbada no momento da emissão e certifica a identidade do emissor da nota, e o Protocolo de Autorização, que garante que a emissão da nota foi autorizada junto à Secretaria da Fazenda (Sefaz). “Somente checando essas informações é que você consegue garantir que aquela nota é verdadeira. A principal função do Documento Auxiliar da NF-e (Danfe) é facilitar a consulta da validade da NFe e a existência de possíveis cartas de correção junto à Secretaria da Fazenda”, destaca Araujo.
JC Contabilidade – Como você avalia os índices de utilização da nota fiscal eletrônica no Brasil?
Vitor de Araujo – Se focarmos na guarda do XML da nota fiscal, é cada vez maior o interesse das empresas em fazê-lo, mas ainda existe pouco cuidado com segurança. Muitas empresas guardam o PDF em vez do XML da nota, e isso é um erro grande, pois o PDF não tem validade jurídica.
Contabilidade – Quais os maiores benefícios gerados por essa tecnologia para os negócios?
Araujo – O primeiro é o monitoramento das notas fiscais emitidas contra o CNPJ da empresa. Enquanto a maior parte das empresas ainda depende da chave de acesso da nota para ter alcance a ela, empresas que têm uma solução como o Arquivei usam seu CNPJ e Certificado Digital para literalmente verificar a base de notas da Sefaz e consultar 100% das notas imediatamente após e emissão e com a atualização do seu status, sabendo se ela é válida ou está cancelada. Poucas empresas fazem uso, mas outra vantagem que pode economizar muito dinheiro é a manifestação do destinatário. É quando a empresa informa para a Sefaz se ele está ciente da transação da nota que está vendo ou se ela é fria. Então, para as notas que ele indicar que não está ciente ou que a operação não foi concluída, a empresa é isenta dos impostos envolvidos naquela nota fiscal, já que nunca recebeu o produto.
Contabilidade – As empresas se preocupam em fazer a gestão correta das NFes?
Araujo – A preocupação existe, mas ainda é feita manualmente. Isso permite erros de escrituração, buracos nas declarações, falta de conhecimento sobre o cancelamento das notas ou ainda sobre notas frias.
Contabilidade – Quais as principais dicas que você dá para que essa gestão seja eficaz e segura?
Araujo – Centralizar o armazenamento de todas as notas fiscais em um ambiente digital, preferencialmente em nuvem e com alto nível de segurança, por serem dados sensíveis das empresas. Segurança e a acessibilidade facilitada já permitem a melhoria das rotinas fiscais, contábeis e tributárias. É claro que é muito importante que a empresa monitore notas fiscais com frequência, sem depender dos fornecedores e das chaves de acesso para que cumpra com suas obrigações fiscais sem buracos, faça o Sped e se livre de notas frias.
Contabilidade – Como arquivar os documentos de forma organizada e segura?
Araujo – É necessário que a empresa utilize uma plataforma que garanta a segurança das notas fiscais, um gerenciamento de notas muito mais eficaz poupa o departamento fiscal e contábil de ter surpresas desagradáveis numa fiscalização da Receita Federal. Além disso, a legislação brasileira determina que o XML da NFe precisa ser armazenado eletronicamente por cinco anos tanto pelo fornecedor quanto pelo comprador. Caso a empresa perca o arquivo XML, poderá arcar com multas que podem passar de R$ 1 mil por documento não apresentado no momento de uma fiscalização.
Contabilidade – Você indica que seja verificada a validade jurídica dos XMLs que a empresa recebe e guarda. Como fazer essa verificação?
Araujo – O que garante a validade jurídica da NFe ou do Conhecimento de Transporte eletrônico (CTe) é a autenticação do arquivo XML pelo site da Sefaz. Caso o arquivo XML não tenha essa autenticação por parte da Sefaz, ele não tem validade jurídica nem será aceito em caso de fiscalização.
Contabilidade – Dependendo do porte da empresa e do número de transações, você indica que haja um profissional dedicado essencialmente à observação das NFes? Como preparar os funcionários para lidar com as notas fiscais eletrônicas com segurança?
Araujo – O recebimento das notas fiscais geralmente exige uma pessoa ou, muitas vezes, uma equipe inteira para essa rotina, por ter um enorme volume de notas fiscais emitidas contra o CNPJ da empresa diariamente. Porém isso só acontece com empresas que não automatizam a consulta das notas fiscais e acabam gerando uma rotina pesada, cara e que é vista apenas como custos. O ideal é ter uma plataforma que automatize essa rotina e permita ter os devidos departamentos concentrados no que realmente importa, conferência da nota, pagamento da duplicata, escrituração e geração de relatórios. Caso isso aconteça, a rotina será otimizada, e os atuais departamentos da empresa podem cuidar dessa rotina sem precisar de pessoas dedicadas apenas para isso.
Fonte: jornaldocomercio.com