Se há um aspecto em que todos os profissionais do mundo desfrutam de igualdade de condições é o fato de que, seja onde for, o dia tem 24 horas. É na forma como cada um administra o tempo, porém, que costuma estar o grande diferencial entre os que realmente conseguem avançar nas suas realizações ao final do expediente e os que vivem com a sensação de estar permanentemente atrasados.
Muitas empresas já se deram conta de que não basta esperar pelo bom senso e o discernimento individual dos funcionários nessa batalha cotidiana. É preciso agir ativamente para ajudá-los a entender quais são as prioridades e combater o fantasma sempre presente da procrastinação, aquela vontade quase incontrolável de adiar tarefas até que elas se tornam, de fato, urgentes.
“O melhor aproveitamento do tempo e o combate à dispersão precisam vir de cima e permear todos os níveis da organização, até alcançar cada indivíduo”, diz o consultor Christian Barbosa, da Triad, que se tornou especialista no tema e hoje se dedica a ajudar as empresas a lidar com essa necessidade. Em sua opinião, o que se vê cada vez mais são profissionais que estão sempre correndo, mas sem saber direito para onde. “Eles estão muito ocupados, mas nem sempre com tarefas que os fazem evoluir de verdade. Quem precisa mostrar essa direção é a empresa”, afirma.
De acordo com Barbosa, o potencial médio de ganho quando se busca formas efetivas de combater o desperdício de tempo gira em torno de 30%. Isso significa que uma empresa que ainda não se conscientizou disso pode estar perdendo cerca de 50 horas mensais de trabalho de cada um dos seus funcionários. Todo esse tempo, porém, não é desfrutado com descanso, lazer ou convívio com a família. Do ponto de vista dos profissionais, são horas que entram na conta do trabalho e contribuem para aumentar a pressão sobre o tão sonhado equilíbrio entre a atividade profissional e a vida pessoal.
Na Nivea, iniciativas de conscientização sobre a necessidade de administrar melhor o tempo foram implementadas com alguns resultados imediatos, mas que logo se perderam. “Tudo voltava a ser como antes. É muito difícil mudar hábitos quando isso não faz parte de um plano estruturado de ações”, diz a diretora de recursos humanos no Brasil e vice-presidente para a América Latina, Mônica Longo.
Recentemente, a companhia começou um trabalho com a Triad que revelou o mau desempenho dos diretores como gestores do próprio tempo – um trunfo para convencê-los a atacar de frente o problema. Entre os principais ladrões de tempo identificados na empresa estavam as reuniões. Demoradas e improdutivas, elas são queixa recorrente dos profissionais hoje em dia.
As reuniões passaram a ser feitas com horário de início e fim rigorosamente estabelecidos e uma pauta planejada previamente. Além disso, os participantes são limitados ao mínimo necessário para resolver a questão.
A empresa adotou também a rotina de planejamento semanal, com destrinchamento diário das tarefas a serem cumpridas, levando em conta a disponibilidade de apenas metade das horas do expediente, deixando a outra metade reservada aos imprevistos e emergências. “Com o amadurecimento dessa prática, a gente vai aprendendo a se organizar melhor e consegue aumentar o tempo dedicado às tarefas já conhecidas. Assim, o expediente fica mais tranquilo e controlado”, diz a diretora de RH.
Na farmacêutica Takeda, a preocupação inicial ao adotar estratégias de combate ao desperdício de tempo era não apenas aumentar a produtividade dos funcionários, mas demonstrar que todos sairiam ganhando com isso. “É essencial acenar com a perspectiva de aumento da qualidade de vida e assegurar que os ganhos serão compartilhados entre a empresa e cada um dos profissionais”, diz a diretora executiva de recursos humanos, comunicação e administração para o Brasil e a América Latina, Veronika Falconer.
Os esforços da Takeda se concentraram especialmente no combate àquele que se tornou o maior ladrão de tempo em muitas empresas: o gerenciamento dos e-mails. Nesse ponto, a estratégia adotada é bastante simples, mas exige disciplina. Questões que podem ser resolvidas em menos de três minutos devem ser respondidas na hora, assim como as que forem realmente urgentes. As demais devem ser classificadas em pastas para serem resolvidas em um momento pré-estabelecido do expediente – o ideal é que seja logo no início do dia. A empresa também passou a exigir mais precisão e clareza na redação dos e-mails, assim como a revisão da prática de copiar pessoas que nada tem a ver com assunto “apenas para que todos fiquem cientes”.
Ao mesmo tempo em que se tornou uma grande vilã no desperdício de tempo, a tecnologia é uma aliada em potencial para combatê-lo. Um dos princípios das estratégias contra a procrastinação é que as pessoas precisam ser de cobradas e lembradas das tarefas a executar, para que não dependam apenas da própria vigilância. Existem diversos aplicativos que funcionam como uma espécie de “consciência externa”, ajudando a estabelecer horários para o cumprimento das tarefas e emitindo alertas sonoros cada vez que os planos não são cumpridos.
De acordo com os especialistas em gestão do tempo, no entanto, esse tipo de pressão ajuda pouco, porque a pessoa continua sabendo que apenas ela tem consciência do atraso. O que funciona
mesmo são recursos que levam o profissional e os gestores de equipes a diagnosticar juntos como o tempo está sendo gasto e de que forma esse investimento pode se tornar mais produtivo.
É o caso do Befective, aplicativo que mapeia como o tempo de cada profissional é aplicado ao longo do expediente e que fornece relatórios detalhados tanto para o próprio profissional quanto para o seu gestor, com a concordância de todos. “O aplicativo aponta quanto tempo foi gasto durante o expediente em uma determinada rede social, por exemplo, mas sem expor o conteúdo do que estava sendo feito”, esclarece Marcio Jacson dos Santos, diretor-executivo da PeopleOne Brasil, a desenvolvedora do produto.
Justamente para não enfrentar problemas trabalhistas por conta de possíveis acusações de invasão de privacidade, a empresa encomendou um estudo detalhado sobre os limites do que poderia ser feito por um aplicativo assim. “O amparo legal para a atividade do software está na CLT, que dá ao empregador o direito de medir e disciplinar as atividades de seus empregados no ambiente de trabalho”, diz Santos.
O aplicativo foi lançado no início deste ano e já está operando em 1.200 postos de trabalho espalhados por 28 empresas clientes, ao valor mensal de R$ 22 por usuário. Santos destaca um efeito inicial que já representa resultados significativos: o simples fato de saber que está sendo acompanhado mexe naturalmente com o profissional e proporciona um ganho imediato de produtividade. “Os que tendem a desperdiçar muito tempo passam a se preocupar com isso, enquanto os que são mais eficientes se sentem felizes pelo fato de que isso ficará claro, e se dedicam ainda mais.”
Um dos clientes que adotaram o aplicativo é o publicitário Paulo Rugna, sócio-executivo da Produtora 7, que faz vídeo e fotos para eventos corporativos e sociais. “Em três meses, conseguimos uma redução de 15% no número de horas passadas em reuniões, e sabemos que dá para avançar mais”, diz. Já em relação ao tempo gasto pelos funcionários com redes sociais, o executivo afirma que a redução foi de 69%.
Para Rugna, recursos dessa natureza se tornaram essenciais em um mercado em que é preciso fazer entregas de alta qualidade a preços competitivos. Ao instalar a ferramenta nos computadores de 20 profissionais estratégicos da produtora, ele deixou claro quais eram os objetivos, estabeleceu metas em conjunto com a equipe e definiu bonificações para quem alcançá-las.
“A chave do sucesso de todo esse processo é ajudar cada profissional a ampliar o autoconhecimento de como ele usa seu tempo. Todo mundo tem o interesse de ser mais produtivo e, se a empresa consegue ajudar o funcionário a alcançar isso, trata-se de uma relação ganha-ganha”, diz.
Fonte: Valor Online – São Paulo/SP.