O comprovante físico de pagamento de uma conta é algo muito raro, afinal, nos dias atuais até mesmo os próprios, são comumente gerados e pagos digitalmente. Portanto se atente a guarda de comprovantes de pagamentos
O comprovante de pagamento é uma garantia para o consumidor, ele gera segurança para que o consumidor não pague uma conta em duplicidade. Por isso antes de limpar a sua gaveta sempre confira os prazos de guarda dos documentos pagos, para evitar problemas.
Não há atualmente uma lei específica quanto ao tempo que os comprovantes de contas pagas devam ser guardados. A orientação, no entanto, sobre o prazo para guardar os comprovantes de pagamento dada pelas entidades de defesa do consumidor é de 5 anos.
Essa guarda deve ser feita principalmente sobre os comprovantes de energia, gás, telecomunicações, IPTU, mensalidades escolares e contas semelhantes.
Atualmente o Banco Central (BC), obriga os bancos a manter e conservar os registros reativos a seus clientes. Por isso informações como dados cadastrais, e informações sobre operações ou serviços financeiros prestados são guardados por 5 anos.
Certamente esses prazos valem tanto para documentos físicos como digitais, e o consumidor pode inclusive digitalizar algum comprovante caso precise.
Não importa o meio que está sendo usado para guardar o comprovante, desde que nele conste as informações do produto ou serviço que foi pago.
Abaixo listamos alguns prazos de pagamentos específicos.
Aluguel
As pessoas que locam imóveis devem guardar os comprovantes por todo o período em que estiverem no imóvel. E após a saída o mais indicado é que se guarde esses comprovantes por mais 3 anos porque é o prazo do locatário cobrar débitos.
Cartão de crédito
A fatura do cartão de crédito deve ser guardada por um ano, o comprovante de pagamento por seis meses, e em caso de compras parceladas a guarda é de cinco anos.
Dívidas, contratos e financiamentos
Em caso de dívidas, contratos e financiamentos os recibos de pagamento mensal devem ser mantidos durante o tempo de duração do contrato. Uma vez tendo o recibo de quitação, guarde ele por dois anos após o término.
Imposto de Renda PF
As informações usadas na declaração de IR como recibos médicos, de cursos e escolas devem ser guardados por cinco anos. Este é o prazo que estes comprovantes podem ser solicitados pela Receita Federal.
Garantia
As notas fiscais de produtos devem ser guardadas conforme a garantia que elas têm, isso falando de bens duráveis. O consumidor que contratar garantia estendida, não deve jogar a nota fora até que esta acabe.
Seguro
Qualquer seguro contratado deve ter seus comprovantes guardados por até um ano após a vigência do contrato.
Notas Fiscais pessoa jurídica
Agora, no que tange a guarda de notas fiscais de compras pelas empresas, o seu armazenamento não é apenas uma boa prática, e sim uma obrigação. Vale dizer que ao longo do tempo, a Receita Federal pode solicitar esses documentos. De maneira geral ela faz isso para verificar possíveis inconsistências tributárias.
A nota fiscal é o documento que comprova não só a aquisição de algo como garante que os impostos foram calculados corretamente para o documento.
Agora, voltando a questão do prazo, de acordo com a Lei 5.172, do Código Tributário Nacional, art. 173 o prazo é de 5 anos.
Com a nota fiscal eletrônica é preciso guardar os arquivos XML desse documento, esse formato armazena as notas fiscais atualmente no Brasil. O documento é emitido de forma digital e validado por meio de assinatura digital.
Você sempre deve armazenar de forma segura as notas fiscais para assegurar que sua empresa não seja incriminada por sonegação fiscal. Veja, que para auxiliar nesta questão de gerenciamento de arquivos, existem muitos softwares especializados.
By Carla Lidiane Müller 17 de janeiro de 2022