A assinatura online vem se tornando cada vez mais popular e comum entre os brasileiros, que notaram as vantagens do certificado digital no que diz respeito à economia de tempo e dinheito deslocamento, além da maior segurança.
A tendência do uso do certificado digital é crescer, já que o governo o tornou obrigatória para empresas a assinatura eletrônica para as empresas. Até 2016, cerca de sete milhões de inscrições constam nos registros com certificados digitais válidos. Entre profissionais liberais e empreendedores, o uso da assinatura digital é recorrente, mas uma boa parcela da população ainda está distante dessa tecnologia.
O QUE É?
O certificado digital nada mais é que uma identidade eletrônica, tanto para pessoas físicas e jurídicas, com dados protegidos por chaves criptografadas. Elas possibilitam a realização — e comprovação — de transações comerciais e bancárias.
QUAL A UTILIDADE DO CERTIFICADO E O QUAIS OS BENEFÍCIOS?
Entre as suas diversas funcionalidades, a certificação digital permite a abertura de contas em bancos, a assinatura de contratos, a elaboração de procurações, solicitação e envio de cópias de documentos oficiais, além de movimentar o FGTS, retificar imposto de renda e cumprir com obrigações fiscais e acessórias. No caso de empresas, há a possibilidade ainda de realizar transações bancárias de forma online, entre outras coisas.
Rapidez e segurança são os pilares dos benefícios que a certificação digital traz. Além disso, há também a redução de custos, já que deslocamentos e autenticações não são mais necessários. Com a assinatura digital, por exemplo, o reconhecimento de firma em cartório não é mais necessário — gerando economia — e o envio das cópias de documentos é remoto. Ou seja, esqueça a logística de pequenos gastos, envio por motoboys, filas e demora. É importante lembrar que tudo o que é assinado eletronicamente, inclusive e-mails, passa a ter validade jurídica.
QUEM PRECISA?
Por lei, a certificação digital é obrigatória para empresas do Simples Nacional (SN) que têm contratados mais de cinco funcionários. Outras que são obrigadas a ter o certificado digital são as empresas emissoras de nota fiscal eletrônica (NF-e) e incusas no regime de tributação de lucro real ou lucro presumido. Quem não possui a certificação não consegue declarar as obrigações acessórias e nem mesmo pagar os tributos, ficando sujeito à multa.
QUAIS OS TIPOS DE CERTIFICAÇÃO EXISTENTES?
Os certificados se dividem, primeiramente, em duas categorias: aqueles que representam uma assinatura digital de um CPF ou de um CNPJ. Ambos podem ser instalados no computador, mantendo vínculo com o hardware (modelo A1) ou podem ser móveis (modelo A3), na forma de tokens ou cartões. A validade dos modelos A1 é de apenas um ano, enquanto para os A3 pode ser de até três anos.
COMO CONSEGUIR UM?
Para conseguir um certificado digital, primeiramente deve-se escolher uma autoridade certificadora (AC) — uma espécie de cartório digital. Todas elas, há inúmeras no mercado, são subordinadas ao ICP-Brasil, serviço do governo criado em 2001, que tem como papel monitorar e regulamentar a emissão de certificados digitais no País. O Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI) tem uma lista com todas as autoridades certificadoras, e funciona como uma autarquia vinculada à Casa Civil da Presidência da República, credenciando e auditando as ACs brasileiras.