E-social – mudança de paradigmas nas rotinas de pessoal

Até pouco tempo atrás a implantação do e-Social ainda estava distante e sem um cronograma realista fechado.
O Comitê Diretivo então estipulou um primeiro cronograma que se iniciaria em setembro de 2016, mas que poucos acreditavam que iria de fato ser mantido (Resolução nº 1/2015).
No entanto, após a publicação da Resolução Comitê Diretivo do eSocial nº 2 de 30/08/2016, não se vislumbram novas prorrogações.
Aqueles que começaram seus projetos internos em suas empresas ou escritórios de contabilidade com certeza estão mais bem preparados do que aqueles que ainda estão na esperança de novas prorrogações.
Mas podemos dizer, sem sombras de dúvidas, que o e-Social é um projeto a ser implantado e é inevitável se tentar fugir dele.
Neste artigo vamos abordar as questões culturais e rotinas internas das entidades que serão impactadas com a implantação do e-Social, citando alguns casos clássicos que ainda se mantêm em algumas entidades, mas que em breve sofrerão impactos grandes no novo cenário de gestão de pessoas.
Também abordaremos as possíveis consequências futuras da implantação do e-Social.
Cuidado com os prazos
A Resolução 2/2016 estabelece datas para adoção do e-Social pelas pessoas jurídicas e físicas (não enquadradas no e-Social das domésticas).
Atenção aos processos
Bom, agora que você já sabe quando começa sua obrigatoriedade de adoção ao e-Social, chegou a hora de pensar nos processos envolvidos.
Sabemos que muitas empresas hoje não se preocupam com as questões de prazos e processos relacionados às rotinas de departamento de pessoal.
Isso é mais evidente ainda quando se trata de empresas de menor porte.
Por exemplo, quem nunca escutou aquele pedido para se “rodar” as férias de um funcionário para o dia seguinte, sem ao menos ter sido feita a notificação de férias dentro do prazo legal?
E aquelas admissões sem exame médico?
No e-Social todo evento tem seu prazo específico. No caso das admissões, por exemplo, as mesmas devem ser informadas até o final do dia imediatamente anterior ao do início da prestação do serviço pelo trabalhador admitido (eventos S-2190 e S-2200).
Perguntas a se fazer:
1º – Tenho processos definidos hoje em relação às rotinas que envolvem meu departamento de pessoal?
2º – Se tenho processos, quais são eles?
3º – Esses processos estão adequados aos prazos da legislação?
4º – Tenho conhecimento dos prazos que o e-Social adotará para a comunicação de eventos relacionados à essa rotina de pessoal?
5º – Conheço a estrutura de eventos do e-Social?
6º – Meu software está adequado e atualizado às exigências do layout atual do e-Social?
7º – Como está minha base cadastral dos colaboradores? Está tudo completo ou faltam informações básicas?
8º – Já fiz a validação da qualificação cadastral dos empregados? Não sei o que é isso?
9º – Meus clientes e/ou diretores sabem o que é o e-Social e como estarão também envolvidos no processo?
Vejam que apenas essas poucas questões já chamam a atenção de muitos.
Inadimplência em foco
Um dos efeitos que se espera com a implementação do e-Social é um maior controle sobre as bases de cálculo dos encargos sociais e seu efetivo recolhimento.
Num momento mais avançado do projeto, o e-Social e o Reinf (outro projeto também em andamento) estarão diretamente ligados ao DCTFWeb. O DCTF Web irá centralizar os cálculos automáticos e a geração de guias. Isso possivelmente acabará também com a prática de alguns contribuintes de recolher apenas parte dos encargos sociais de uma mesma natureza, deixando para outro momento o recolhimento do que faltou.
Centralização das informações
Um efeito positivo que se deseja com o e-Social será a centralização das informações em envio numa mesma plataforma e em formato padronizado. Desta forma já podemos visualizar o fim de algumas obrigações acessórias redundantes, tais como a RAIS, o CAGED, a SEFIP e DIRF.
Ganha-se em eficiência tanto nas empresas como nos entes envolvidos no uso das informações.
Aumenta o poder fiscalizatório do Governo
Naturalmente, como em todo projeto do escopo SPED, o Governo aumenta seu poder de fiscalização e cobrança. Algumas informações serão enviadas até mesmo antes da admissão efetiva do empregado, como no caso dos eventos de admissão.
Interação entre os departamentos
Com o grau de detalhamento envolvido no e-Social, muitas informações que antes ficavam isoladas em departamentos específicos dentro da entidade agora terão de ser compartilhadas via eventos do e-Social.
Podemos citar como exemplo os eventos envolvendo segurança e medicina do trabalho e aqueles voltados ao departamento jurídico trabalhista das entidades.
Desta forma observa-se a necessidade de maior interação entre departamentos.
E agora, o que fazer?
Se ao fim deste artigo observou que ainda falta muito para se preparar para o e-Social, então está mais do que na hora de começar a planejar e executar os passos necessários para uma transição tranquila ao e-Social.
Comece por se reunir com os diretores de sua entidade para expor a situação e a necessidade de agir em direção às mudanças necessárias.
Ainda dá tempo, mas a cada minuto ele é menor…
Fonte: Contábeis