Gestão dos documentos fiscais

Desde a 1ª nota fiscal eletrônica com validade jurídica emitida em 2006, a maioria das empresas recebe Notas Fiscais Eletrônicas (NF-es) de seus fornecedores em formato digital. Passados todos esses anos muitas empresas ainda não estão em compliance com as regras de documentos fiscais eletrônicos. E por que isso?
Simplesmente porque não deram a devida importância para a questão do recebimento e guarda dos arquivos recebidos, já que a criticidade sempre esteve na emissão dos documentos, o que compromete o faturamento das empresas.
Ocorre que atualmente todas as empresas pensam que já têm essa questão resolvida. Ou seja, independente da solução utilizada, estão operando entre si, enviando arquivos digitais para todos os lados, através de contas de email, web services, ftp etc. Porém, o que elas deveriam se questionar é: “onde estão armazenados esses arquivos digitais?”
Tais documentos deveriam estar em um local (HD, DVD, ou outros meios seguros), devidamente validados do ponto de vista fiscal e disponíveis para acesso a qualquer momento, no caso de acontecer uma auditoria fiscal. Porém, ainda existem muitas empresas que têm os documentos em papel armazenados, mas o respectivo arquivo digital está perdido, ou nem mesmo foi enviado pelo emitente. Dependendo da quantidade de arquivos não recebidos, o melhor a fazer é um trabalho de recuperação, efetuando a busca e o respectivo download através de uma ferramenta apropriada.
E, a partir de uma data de corte, criar um processo de recebimento dos arquivos por meio de uma solução que atenda todo o fluxo, desde a chegada até a validação e guarda.
Outra opção é uma verificação detalhada, que pode ser feita através de sistemas específicos que cruzam informações de compras da empresa com a base em arquivos digitais. As áreas fiscal, financeira e de TI devem ser envolvidas no processo para que os documentos sejam devidamente organizados e validados.
Atualmente já existem no mercado soluções que atendem a essas necessidades. Tais softwares automatizam o processo de recebimento e a validação jurídica do documento digital. Tudo é feito de forma segura e sem a necessidade de interferência humana. Portanto, não espere receber a visita do fisco digital para iniciar um trabalho no sentido de ter uma base de dados com todos os documentos digitais emitidos. Se tiver dificuldade, contate busque no mercado um fornecedor de TI para ajudar.
Wilson Alves da Silva é presidente da Config informática
Fonte: DCI – SP